La méthode PPE pour mieux gérer son temps
Je t’explique dans cet épisode de podcast comment mieux organiser ton temps précieux au quotidien pour que tes journées soient moins pénibles et ne plus dire cette fameuse phrase « j’ai pas le temps » !
Le podcast en blog
Suite à mes propres expériences et en observant toutes les personnes que j’enviais et qui arrivaient à faire une multitude de choses dans leurs vies, j’ai créé la méthode PPE.
En adoptant cette méthode, tu t’assureras d’utiliser ton temps précieux sur les tâches importantes pour toi et surtout quelques clés pour ne plus gâcher ce temps si précieux !
La méthode PPE : Planifier, Prioriser, Eliminer
Planifier ses tâches dans le temps
Quand tu planifies, il est important de tenir compte de tes 2 agendas professionnel et personnel. En effet, iI est nécessaire d’intégrer toutes tes contraintes personnelles dans ton agenda professionnel afin que ta vie pro n’envahisse pas littéralement ta vie perso.
Pour t’aider à planifier toutes tes tâches, je te partage mes 2 outils favoris :
Le Bullet journal
Tu trouveras dans les librairies une multitude de bullet journal / carnet. Certains sont hyper fun car tu peux y coller des stickers de motivation. Voici le mien !
L’application digitale Todoist
Cette application m’a été conseillée par une autre podasteuse et j’en suis devenue une véritable fan. Elle remplace mes post-it et toutes les notes que j’avais sur mon bullet journal et mon téléphone.
Prioriser ses tâches
La matrice d’Eisenhower te permet de catégoriser les tâches et ainsi prendre la meilleure décision quant au traitement de la fameuse tâche. Elle comprend 4 cadrans.
Les tâches urgentes et importantes
Ce sont les tâches à planifier en priorité. Par exemple, tu dois rendre une présentation demain. Tu n’as pas le choix. Tu te dois de tout arrêter pour te concentrer sur cette priorité n°1.
Le challenge de ce cadran sera d’améliorer ton anticipation et ta planification afin d’avoir le moins de tâches possibles dans ce cadran !
Les tâches importantes et non urgentes – le cadran le plus important
La notion de temps n’apparaît pas dans ce cadran. Néanmoins, les tâches de ce cadran sont très importantes et il est primordial que tu y consacres un minimum de temps précieux. Cela peut correspondre à une nouvelle technique que tu dois apprendre pour évoluer dans ta carrière professionnelle ou simplement passer du temps avec ta famille.
Le challenge de ce cadran sera de planifier les tâches importantes et non urgentes sous forme de rituels. Si j’estime que je dois passer du temps pour le sport ou avec ma famille, je bloque mon calendrier afin que personne ne puisse me proposer une réunion que j’aurai du mal à refuser.
Les tâches urgentes et non importantes
Ces tâches correspondent par exemple aux mails que tu dois gérer ou une présentation que tu dois faire pour le lendemain. Ce sont généralement des sollicitations extérieures.
Prenons l’exemple de ton manager qui vient te demander une tâche en urgence. Réfléchis bien si cette action est à mettre dans le cadran des tâches « urgentes et importantes » ou « urgentes et non importantes. En effet, dans le dernier cas, tu pourras toujours revoir le timing avec ton manager ou re-prioriser cette nouvelle tâche avec lui.
Le challenge de ce cadran sera de déléguer la tâche dès que possible ou être en capacité de s’affirmer et de dire non par rapport au timing.
Les tâches ni urgentes ni importantes
Généralement ce sont toutes les distractions et loisirs comme regarder la télévision ou les réseaux sociaux. Ces tâches malheureusement sont certes jouissives cependant elles te pompent du temps et ne contribuent clairement à améliorer ta vie.
Pour plus de détails, je t’invite à lire le prochain paragraphe. En effet, nous passons au E de Eliminer pour discuter de ce fameux cadran.
Eliminer des tâches pour gagner du temps
Je suis convaincue que les distractions et loisirs sont super fun dans ta vie. Néanmoins, elles restent des gâchis de temps précieux et il est important que tu en sois conscient.e.
Je te partage ma propre expérience. Manquant cruellement de temps, j’ai décidé un jour d’éliminer de mes distractions favorites, la télévision.
En effet, je souhaitais allouer ce temps précieux au cadran « tâches importantes et non urgentes ». A cette époque, j’avais besoin d’acquérir de nouvelles compétences et de me développer personnellement. Enfin, je rêvais d’apprendre le piano.
En effet, je souhaitais allouer ce temps précieux au cadran « tâches importantes et non urgentes ». A cette époque, j’avais besoin d’acquérir de nouvelles compétences et de me développer personnellement. Enfin, je rêvais d’apprendre le piano.Malheureusement, n’ayant plus aucun créneau disponible, je n’avais d’autre choix que d’éliminer des activités pour récupérer du temps précieux. J’ai choisi la télé. Ainsi, à raison de 2h tous les soirs et de 8h le week-end, j’ai pu gagner l’équivalent de 40 jours !
Il n’est pas utile d’éliminer drastiquement le temps alloué aux distractions comme moi. Commence par diminuer ton temps de distraction en fonction du temps dont tu aurais besoin pour tes tâches importantes et non urgentes. En fonction de ton ambition, tu seras probablement contraint.e de les éliminer radicalement comme j’ai dû le faire 
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.Enfin, petit conseil, si tu reportes une tâche plus de 4 fois dans le temps, n’hésite pas à l’éliminer. Surtout, n’aie pas peur, tout va bien se passer. Et au pire si tu te trompes, la tâche reviendra ou quelqu’un te la rappellera. Fais moi confiance.
Si tu veux en savoir plus et que tu recherches plus d’astuces pour mieux gérer ton temps précieux, n’hésite surtout à lire l’article de blog : Optimisez vos tâches pour accomplir vos rêves !.